Telearbeit vereinbaren, beantragen und genehmigen

Worum es geht

Telearbeit ist in FlowHR Arbeitszeit, keine Abwesenheit. Ob jemand an einem Tag von zuhause arbeiten darf, hängt an seiner Telearbeits-Vereinbarung: Erlaubt ist ein Tag, wenn die Vereinbarung gilt und der Tag entweder ein fester Tag der Vereinbarung ist oder einen genehmigten Antrag hat. Zusätzliche Tage beantragt die Mitarbeiterin im Portal, entschieden wird je nach Einstellung von einem Menschen oder automatisch.

Telearbeit vereinbaren

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   Öffnen Sie die Personalakte und gehen Sie auf den Reiter Anstellung. Dort steht die Karte Telearbeit. Ohne Vereinbarung zeigt sie Keine Telearbeits-Vereinbarung.

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   Klicken Sie auf Neue Vereinbarung bzw. bei einer bestehenden auf Bearbeiten.

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   Tragen Sie ein, ab wann die Vereinbarung gilt, welche Tage fest ohne Antrag gelten und wie viele zusätzliche Tage höchstens erlaubt sind, zum Beispiel 4 je Monat. Speichern Sie.

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   Die Karte zeigt jetzt die Vereinbarung als Satz und je Grenze das Kontingent, zum Beispiel Oktober: 2 von 4 genutzt · 1 beantragt.

Einen zusätzlichen Tag beantragen (Portal)

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   Im Portal steht auf der Startseite die Karte Telearbeit mit dem Kontingent und dem Hinweis heute erlaubt, wenn heute ein erlaubter Tag ist.

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   Die Mitarbeiterin tippt auf Zusätzlichen Tag beantragen, wählt den Tag (oder mit Mehrere Tage einen Zeitraum) und tippt auf Beantragen. Gilt für die Art „Telearbeit“ die Antragspflicht „Immer“, heißt der Knopf Telearbeit beantragen.

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   Einen Antrag für einen kommenden Tag kann sie mit Zurückziehen wieder zurücknehmen.

Homeoffice beim Stempeln

Wechselt jemand beim Stempeln auf Homeoffice, obwohl heute kein erlaubter Tag ist, beantragt FlowHR den Tag gleich mit: Der Stempel steht, und der Tag ist als zusätzlicher Tag beantragt oder, wenn automatisch genehmigt wird und er ins Kontingent passt, gleich genehmigt. Die Mitarbeiterin muss nichts extra ausfüllen. Gilt die Antragspflicht „Immer“, entsteht kein Antrag; der Stempel steht trotzdem, und Führungskraft und Personalabteilung bekommen den Hinweis Telearbeit ohne Antrag.

Anträge entscheiden

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   Gehen Sie auf Abwesenheiten›Anträge. Unter den offenen Abwesenheiten steht eine eigene Karte für die Telearbeit, mit dem Hinweis Arbeitszeit, keine Abwesenheit.

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   In der Spalte Kontingent steht im Kontingent oder ein Hinweis, dass der Antrag über dem Kontingent liegt.

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    Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen …. Beim Ablehnen tragen Sie einen Grund ein, den die Mitarbeiterin liest. Mehrere offene Anträge entscheiden Sie mit Alle … genehmigen auf einmal.

Entscheidet zuerst die Führungskraft und dann die Personalabteilung, heißt der Knopf der Führungskraft Befürworten; der Antrag zeigt danach Führungskraft hat zugestimmt.

Einstellen, wer entscheidet

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    Öffnen Sie Personal›Einstellungen und den Reiter Anwesenheits-Arten. Die Karte zeigt je Art die Antragspflicht, den Genehmiger, den Vorlauf und ob die Art aktiv ist.

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    Klicken Sie bei Telearbeit auf Bearbeiten und stellen Sie die Art ein (Optionen unten). Speichern Sie.

Einstellungen im Detail

Telearbeits-Vereinbarung (Personalakte › Anstellung › Telearbeit › Bearbeiten)

Einstellung	Was sie bewirkt
Gültig ab	Ab diesem Tag gilt die Vereinbarung. Pflichtfeld.
Gültig bis	Letzter Tag der Vereinbarung. Leer heißt unbefristet.
Feste Tage (ohne Antrag)	An diesen Wochentagen ist Telearbeit ohne Antrag erlaubt. Feste Tage zählen nicht ins Kontingent.
Höchstens Tage je Woche/Monat/Jahr	Die Grenze für zusätzliche Tage. Gezählt werden genehmigte zusätzliche Tage; leer heißt ohne Grenze.
Vereinbarte Orte	Wo die Telearbeit stattfindet, mit dem Häkchen engerer Sinn (Wohnung, nahe Angehörige, Coworking in der Nähe).
Kostenersatz und Arbeitsmittel	Was mit der Mitarbeiterin dazu vereinbart ist; steht auf der Karte als Kostenersatz: ….

Anwesenheits-Art „Telearbeit“ (Personal › Einstellungen › Anwesenheits-Arten › Bearbeiten)

Einstellung	Was sie bewirkt
Eingeschaltet	Mitarbeiter können die Art beantragen.
Antragspflicht	Nie: an jedem Tag der Vereinbarung ohne Antrag. Nur über das Kontingent: feste Tage ohne Antrag, weitere Tage beantragen. Immer: jeder Tag wird beantragt; feste Tage gelten dann nicht mehr ohne Antrag. Eine Änderung gilt ab heute, vergangene Tage behalten die alte.
Genehmiger	Führungskraft (Leitung der Abteilung), Personalabteilung oder Erst die Führungskraft, dann die Personalabteilung.
Vorlauf	Wie viele Tage im Voraus beantragt werden muss (0 = auch für heute).
Stichzeit	Bis zu dieser Uhrzeit am Vortag; leer heißt der ganze Tag.
Nachträglich	Wie viele Tage rückwirkend beantragt werden darf (0 = nie).
Ein nachträglicher Antrag braucht einen Grund	Rückwirkende Anträge verlangen eine Begründung.
Im Kontingent automatisch genehmigen	Ein Antrag ist sofort genehmigt, wenn er keine Grenze überschreitet und kein weicher Sperrtag gilt. Sonst bleibt er beantragt.
Über dem Kontingent genehmigt nur die Personalabteilung	Liegt ein Antrag über dem Kontingent, entscheidet die Personalabteilung; die Führungskraft kann ihn dann nur ablehnen.
Sperrtage beachten	Sperrtage für „Telearbeit & Co.“ gelten auch für diese Art.

Gut zu wissen