App-Konto für eine Mitarbeiterin anlegen oder verknüpfen

Zwei Zugänge, zwei Begriffe

• App-Konto — zum Arbeiten in der App: Anmeldung mit E-Mail, Passwort und Code, dazu Rollen und Rechte. Mit einem App-Konto, das zu ihrer Personalakte gehört, sieht die Mitarbeiterin in der App „Mein Bereich“ mit ihren eigenen Zeiten, Anträgen und Dokumenten.
• Portal-Zugang — für das Mitarbeiter-Portal am Handy: Anmeldung mit Personalnummer und PIN, Einladung per SMS.

Beides steht in der Personalakte im Reiter Zugang, zusammen mit der Stempel-PIN. App-Konten legt an, wer die Benutzerverwaltung führt (Super-Admin).

Aus der Mitarbeiterliste

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   Öffnen Sie Personal › Mitarbeiter. Die Spalte App-Konto zeigt je Person den Stand: kein App-Konto, eingeladen, aktiv oder deaktiviert.

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   Klicken Sie in der Zeile auf Anlegen. Es öffnet sich direkt der Dialog — die Personalakte bleibt zu.

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   Unter Neues App-Konto stehen Name, E-Mail und Handynummer schon aus der Personalakte da. Wählen Sie mindestens eine Rolle und klicken Sie auf Anlegen und einladen.

Die Einladung kommt per E-Mail mit einem Link, über den die Mitarbeiterin ihr Passwort selbst festlegt. Ein Passwort im Klartext verschickt die App nie.

Aus der Personalakte

Öffnen Sie die Personalakte und den Reiter Zugang. Die Karte App-Konto zeigt den Stand und, je nach Lage:

• App-Konto anlegen oder verknüpfen — derselbe Dialog wie in der Liste.
• Einladung erneut senden — solange die Mitarbeiterin ihr Passwort noch nicht festgelegt hat.
• Deaktivieren / Reaktivieren — die Anmeldung zu- oder wieder aufmachen. Das Konto bleibt bestehen.
• Verknüpfung trennen — Konto und Personalakte gehören danach nicht mehr zusammen. Beide bleiben bestehen; die Personalakte behält alle ihre Einträge.

Ein bestehendes Konto verknüpfen

Hat die Mitarbeiterin schon ein App-Konto, das noch zu keiner Personalakte gehört, legen Sie kein zweites an. Wählen Sie im Dialog Bestehendes verknüpfen, suchen Sie das Konto aus und klicken Sie auf Verknüpfen. Der Dialog nennt vorher, wie viele Einträge am Konto zur Personalakte umziehen.

Unter „Benutzer & Rollen“

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   Öffnen Sie in den Einstellungen Benutzer & Rollen, Reiter Benutzer. Unter jedem Namen steht die Personalakte, zu der das Konto gehört; der Filter Ohne Personalakte zeigt alle Konten, die noch keinem Mitarbeiter zugeordnet sind.

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   Im Menü der Zeile wählen Sie Mitarbeiter verknüpfen.

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   Unter Bestehende Personalakte wählen Sie die Akte aus — trägt eine Akte dieselbe E-Mail-Adresse, ist sie vorgewählt. Gibt es noch keine, legen Sie unter Neue Personalakte mit Vorname, Nachname und Eintritt eine an; die übrigen Angaben ergänzen Sie danach in der Akte.