Handbuch
Alle Anleitungen für FlowHR, nach Bereichen.
Erste Schritte
Den Betrieb einrichten und loslegen.
Zeit und Stempeln
Kommen, gehen, Pause, Monatsnachweis.
Stempeln am HandySo stempeln Sie Arbeitsbeginn, Pausen und Feierabend am Handy — oder in der Verwaltung mit einem Klick oben rechts.Stempeln an erlaubten OrtenWas passiert, wenn Ihr Betrieb beim Stempeln prüft, ob Sie an einem erlaubten Arbeitsort sind — und was mit Ihrer Position geschieht.Ausstempeln vergessenWas passiert, wenn Sie den Feierabend nicht gestempelt haben — und wie eine falsche Zeit wieder richtig wird.Monats-Bestätigung: Zeiten prüfen und freigebenSo prüfen Sie am Monatsende die Zeiten Ihrer Mitarbeiter, geben sie frei und bekommen die Bestätigung per SMS zurück.Ortsprüfung beim Stempeln einrichtenSo legen Sie fest, wo Ihre Mitarbeiter stempeln dürfen, und wie der Ort beim Stempeln geprüft wird.
Urlaub und Abwesenheit
Urlaub beantragen, krank melden.
Mitarbeiter
Personalakte, Verträge, Zugänge.
Neue Mitarbeiterin anlegenSo legen Sie eine neue Mitarbeiterin in vier Schritten an — und was danach noch fehlt, damit Urlaub und Arbeitszeit gerechnet werden.App-Konto für eine Mitarbeiterin anlegen oder verknüpfenSo bekommt eine Mitarbeiterin ihr App-Konto — aus der Mitarbeiterliste, aus der Personalakte oder unter „Benutzer & Rollen“. Und wie Sie ein bestehendes Konto mit der richtigen Personalakte verbinden.
Projekte und Zeit
Projekte und Aufgaben im Board, Zeit buchen, Budget, Kapazität und Abrechnung, Fertigung am Terminal.
Projekte im ÜberblickWo in der Seitenleiste was steht, was die Übersicht zeigt und wie Sie von dort zu Projekten, Aufgaben und Zeiten kommen.Projekt anlegen und Projektart wählenSo legen Sie ein Projekt an, wählen die passende Projektart und tragen das Team ein — in wenigen Minuten.Mit dem Board arbeitenEin Projekt öffnet als Board: Jede Spalte ist eine Phase, jede Karte eine Aufgabe. So legen Sie Aufgaben an, schieben sie weiter und passen die Phasen an.Eine Aufgabe im DetailAlles zu einer Aufgabe an einem Ort: wer verantwortlich ist, bis wann, wer mitarbeitet, die Zeit, Unteraufgaben und Kommentare.Meine AufgabenIhre Aufgaben aus allen Projekten auf einer Seite — nach Fälligkeit geordnet, auch für Ihr Team.Zeit erfassen und nachtragenSo buchen Sie Ihre Zeit auf Projekte — mit dem Timer, direkt im Wochenraster oder im Nachhinein.Fertigungsauftrag und TerminalSo richten Sie Stationen und Arbeitsgänge ein, damit Ihre Werkstatt am Terminal bucht und Sie sehen, wie weit ein Auftrag ist.Budget und Retainer festlegenFestpreis, nach Aufwand oder ein monatliches Kontingent — so legen Sie das Budget eines Kundenprojekts fest und sehen, wie viel verbraucht ist.Kapazität planenWer hat in den nächsten Wochen noch Zeit? So sehen Sie die Auslastung Ihres Teams und planen Stunden auf Projekte ein.Abrechnung freigeben und exportierenAm Monatsende zeigt die App, was je Kunde abzurechnen ist. So prüfen Sie den Vorschlag, geben ihn frei, geben ihn Ihrer Buchhaltung — und nehmen eine Freigabe zurück, wenn etwas fehlt.Projektarten, Phasen und Vorlagen einrichtenEigene Projektarten, die Phasen, mit denen ein neues Board beginnt, Vorlagen und Stundensätze — alles an einem Ort.
Schicht & Standorte
Woche planen, Bedarf festlegen, Ersatz bei Ausfällen, Standorte.
Standorte, Regionen und KarteBevor Sie planen: Standorte mit Öffnungszeiten und Leitung, Regionen, die sich aushelfen, und die Karte, die zeigt, wo es heute knapp ist.Eine Woche planenWer arbeitet wann an welchem Standort? So teilen Sie Schichten ein, schließen Lücken und veröffentlichen die Woche für Ihr Team.Den Bedarf festlegenWie viele Leute brauchen Sie in welcher Schicht? Einmal festgelegt, gilt der Bedarf jede Woche — mit Ausnahmen für einzelne Tage.Was passiert bei einem AusfallFällt jemand aus, der eingeteilt ist, sucht FlowHR von selbst Ersatz — und wenn die Filiale sonst leer bliebe, sofort und auf allen Wegen. So lesen Sie den Verlauf und greifen selbst ein.Eine Schicht absagen oder tauschenIhren Dienstplan sehen Sie im Portal. Dort sagen Sie eine Schicht ab oder fragen eine Kollegin, ob sie tauscht.Arbeitszeitrecht im Schichtplan (Österreich und Deutschland)Welche gesetzlichen Grenzen FlowHR beim Einteilen prüft, woran sich das Land entscheidet und was passiert, wenn eine Schicht eine Grenze überschreitet.
FlowAI
Fragen, Dateien, Abläufe mit dem Assistenten.
Anmeldung und Konto
Anmelden, Passwort, PIN.