Monats-Bestätigung: Zeiten prüfen und freigeben

Worum es geht

Am Ende jedes Monats bestätigen Ihre Mitarbeiter ihre Zeiten. Der Ablauf hat zwei Seiten: Sie prüfen in der Verwaltung und geben frei, der Mitarbeiter bestätigt danach über einen Link in einer SMS. Erst mit seiner Bestätigung sind die Summen des Monats eingefroren.

Prüfen und freigeben

1. 1

   Öffnen Sie links in der Seitenleiste Personal › Lohn. Der erste Reiter heißt Monats-Bestätigung, und ausgewählt ist schon der Vormonat.

   

2. 2

   Die Kacheln oben zählen, wie viele Monate Offen, HR freigegeben, Bestätigt oder Abgelehnt sind. Ein Klick auf eine Kachel filtert die Liste darunter.

3. 3

   Prüfen Sie je Zeile Soll, Ist, das Delta und den Saldo im Zeitausgleich. Hat ein Mitarbeiter im Portal schon „Stimmt nicht“ gemeldet, steht das in der Spalte Status — so sehen Sie gleich, wo Sie genauer hinschauen sollten.

4. 4

   Geben Sie frei: einzeln im Menü der Zeile mit Freigeben, oder alle auf einmal mit Alle offenen freigeben.

   

Der Status wechselt auf HR freigegeben, und der Mitarbeiter bekommt eine SMS mit einem Link. Ab jetzt ist der Monat gegen Änderungen gesperrt.

Was der Mitarbeiter sieht

Der Link in der SMS öffnet eine Seite mit Soll, Ist, Differenz und dem Saldo im Zeitausgleich — ganz ohne Anmeldung. Der Mitarbeiter tippt auf Bestätigen oder auf Ablehnen / Korrektur nötig und schreibt dazu, was nicht stimmt.

Nach der Bestätigung steht der Monat auf Bestätigt, und die Summen sind eingefroren.

Wenn etwas korrigiert werden muss

• Abgelehnt oder Frist abgelaufen: Wählen Sie im Menü der Zeile Zurücksetzen und nennen Sie kurz den Grund. Der Link wird ungültig, der Monat ist wieder offen — Sie korrigieren und geben neu frei.
• Schon bestätigt: Mit Wiedereröffnen öffnen Sie einen bestätigten Monat noch einmal. Dafür braucht es ein eigenes Recht und eine Begründung; die alte Fassung bleibt erhalten, die neue Bestätigung wird als zweite Fassung gespeichert.