Ortsprüfung beim Stempeln einrichten

1. Standorte vorbereiten

Unter Personal in den Einstellungen, Reiter Standorte, öffnen Sie einen Standort mit Bearbeiten. Im Abschnitt Ortsprüfung beim Stempeln tragen Sie ein:

• Breitengrad und Längengrad des Standorts und den Umkreis in Metern (50 bis 5000, Vorgabe 200). Innerhalb dieses Umkreises gilt eine Position als „am Standort“. Planen Sie etwas Spielraum ein — die Position eines Handys ist in Gebäuden oft ungenau.
• Firmen-Netz: die öffentlichen IP-Adressen Ihres Büro-Internets, je Zeile eine (auch als Netz, zum Beispiel 203.0.113.0/28). Wer aus diesem Netz stempelt, ist ohne weitere Abfrage „am Standort“.

2. Ortsprüfung einschalten

In den Einstellungen unter Personal, Abschnitt Stempeln:

• Ortsprüfung: Firmen-Netz und Ortsprüfung: Handy-Position — einzeln oder zusammen. Solange beide aus sind, ändert sich beim Stempeln nichts.
• Ortsprüfung: Stempeln außerhalb — „Erlaubt mit Begründung“ (Vorgabe) oder „Gesperrt“.
• Ortsprüfung: Betriebsvereinbarung liegt vor — mit Betriebsrat regelt eine Betriebsvereinbarung die Positionsprüfung. Ist der Schalter aus, stimmt jede Person im Mitarbeiter-Portal selbst zu; ohne Zustimmung wird ihre Position nie abgefragt.

3. Erlaubte Arbeitsorte je Person

In der Personalakte, Reiter Anstellung, steht die Karte Erlaubte Arbeitsorte. Der Arbeitsort laut Akte ist immer erlaubt. Mit Bearbeiten legen Sie zusätzlich fest:

• Weitere Standorte, an denen die Person arbeiten darf.
• Homeoffice erlaubt — nur ausdrücklich, auf Wunsch nur an bestimmten Wochentagen. Die Homeoffice-Adresse steht nur in der Akte; geprüft wird sie nie.
• Überall für den Außendienst — dann wird der Ort nicht geprüft.

Die Karte zeigt auch, ob die Person der Positionsprüfung zugestimmt hat.

4. Stempel außerhalb ansehen

Unter Personal › Gemeldete Ausnahmen, Reiter Außerhalb, stehen alle Stempel, die außerhalb der erlaubten Orte oder ohne bestätigten Ort gemacht wurden — mit der Begründung der Person. Wer unter HR-Benachrichtigungen eingetragen ist, bekommt zu jedem solchen Stempel einen Hinweis in der Glocke.